Opbrengsten van een jaar actiebegeleidend onderzoek

Na een jaar actieonderzoek in de gemeentelijke teams van drie pilot gemeenten maken we de balans op van de eerste resultaten.

Wat hebben we tot nu toe geleerd?

Het belangrijkste doel van C4Youth is het met kennis ondersteunen van de transitie en transformatie van de jeugdhulp in de provincie Groningen. We zijn in 2017 gestart met het op gang brengen van een leercyclus door middel van actiebegeleidend onderzoek in drie pilot gemeenten. In actiebegeleidend onderzoek onderscheiden we een actiefase en een evaluatiefase. Actiebegeleidend onderzoek is goed inzetbaar bij processen die continue aan verandering onderhevig zijn. Het doel is om doormiddel van dit type onderzoek een leercyclus op gang te brengen waarin meten en verbeteren centraal staat. Bereiken we wat we willen bereiken?

Het opstellen van een teamlogica

Per pilot gemeente werken we aan het opstellen van een ‘’teamlogica’’. In de teamlogica wordt voor ieder pilot team vast gelegd wat:

• De probleemdefinitie is;
• Wat de werkprincipes zijn;
• Welke acties daar op worden uitgezet;
• Wat de korte termijn uitkomsten zijn;
• Wat het gewenst eindresultaat is dat een team wil behalen;
• Wat de impact op de langere termijn is.

Deze teamlogica biedt een team houvast over hoe ze doelen op de kortere en op de langere termijn kunnen behalen. Het team is eigenaar van ‘’het probleem’’ (de vraag) waar ze mee aan de slag willen. De (hoofd)vraag kan opgesplitst worden in verschillende thema’s waar het team in mee aan de slag wil en waar dus ook uiteenlopende acties op uitgezet kunnen worden.

Thema’s vanuit de pilot teams

De thema’s die hieronder besproken worden zijn thema’s die in de pilot gemeenten als meest belangrijk naar voren kwamen tijdens de bijeenkomsten.

Missie en visie

Vanuit welke variant er ook gewerkt wordt, het is erg belangrijk om de missie en visie van de gemeente en de daarin functionerende sociale team(s) helder te hebben. Daarmee wordt niet alleen bedoeld dat de missie en visie helder is verwoord op papier, maar ook dat het team actief wordt betrokken bij de invulling en het uitdragen. Dat verhoogt onder de team-leden het ‘’medeverantwoordelijkheidsgevoel’’ voor het uitdragen van deze missie en visie en biedt ook duidelijke kaders voor de invulling van de taken en rollen van teamleden. Een periodieke informatie uitwisseling tussen bestuur, beleid (beiden ook nauw betrokken bij de pilots) en het team zorgt voor meer openheid, betrokkenheid en betrouwbaarheid.

Taken en rollen

De transitie in het sociale domein heeft voor een grote verandering gezorgd voor de manier waarop pro-fessionals moeten werken. Veel professionals moesten zich ‘’heroriënteren’’ voor wat betreft de inhoud van hun functie; hun taken en rollen als onderdeel van het sociale team. Wat is mijn rol binnen het team? En wat zijn mijn taken binnen het team? Wat hoort er wel bij en welke zaken niet (meer)? Onduidelijkheid over de invulling van de taken en rollen binnen een team zorgt voor veel onrust. Verwachtingen over en weer kunnen niet worden uitgesproken zo-lang niet helder is voor ieder teamlid wat zijn/haar taken en rollen zijn.
Door met elkaar te inventariseren welke taken er bij het team liggen en te bespreken welke taak door wie opgepakt zou moeten worden kan daar meer duidelijkheid in gecreëerd worden. Is dit een taak voor een specifieke discipline/professional binnen het team? Of zou iedereen deze taak moeten uitvoeren? Door hier afspraken over te maken en op papier te zetten wordt het voor professionals makkelijker om el-kaar aan te spreken op zijn/haar verantwoordelijkheden binnen het team. Daarnaast biedt het maken van een overzicht van taken en rollen het mogelijk om na te gaan of de juiste zaken worden opgepakt binnen het team. Dient er ergens bijgestuurd te worden? Hebben we de juiste disciplines in huis? Welke competenties missen we nog?

Teamgevoel

Wat vaak vergeten wordt, maar minstens zo belangrijk is voor een goed functionerend team, is het creëren van saamhorigheid: het “teamgevoel”. Afhankelijk van hoe een sociaal team is georganiseerd werken de teamleden meer of minder intensief met elkaar samen. In sommige gevallen zijn professionals parttime of fulltime aan het werk vanuit het sociale team en in andere gevallen zijn teamleden “slechts” een aantal uren per week gedetacheerd vanuit hun moederorganisatie in een sociaal team. Dat heeft ook gevolgen voor de mate waarin een sociaal team zich echt een team voelt. In hoeverre ga je investeren in je collega’s in het sociale team? Je werkt immers het grootste gedeelte van de week bij je moederorganisatie en je hebt het al druk genoeg.

Casusregie en procesregie

Wat verstaan we onder casusregie en wat verstaan we onder procesregie? Wanneer je vanuit een sociaal team aan het werk gaat in een gemeente is het ten eerste van belang dat alle teamleden conform dezelfde uitgangspunten werken omtrent proces– en casusregie. Ten tweede is het van belang dat deze uitgangspunten ook worden uitgedragen naar de samenwerkingspartners. Wat mogen ze van het team verwachten? Wat doen ze wel? Wat doen ze niet? Samen met het team zijn op basis van het bespreken van een aantal casussen uitgangspunten geformuleerd omtrent casus– en procesregie. Door de uitgangspunten in te zetten tijdens het bespreken van de casussen konden ze nog aangescherpt worden. De volgende stap is om ze ook daadwerkelijk te gebruiken in de praktijk en ze ook uit te dragen richting de samenwerkingspartners in de gemeente(n).